強み:
大規模な九州BPOセンター

高品質・大量処理の実現を可能とする業務プロセスを保持した
大規模な九州BPOセンターにより、常に安定した稼働が可能で
日本郵政グループ約40万人分の給与計算、
年末調整、社会保険、マイナンバー等の手続き処理を実現させています。

日本郵政グループ400,000人を支える
企画・設計
「何を」「誰が」「いつまでに」「どのように」進めていくのか、お客様のご要望に寄り添った提案と最適なプロセスを構築いたします。
人材募集
最大約1,500名の短期雇用者を短期間で募集・確保するノウハウを保持しています。
コミュニケーション
社員の働きやすい環境の整備と人材教育こそが、安定的な業務遂行の重要な基盤となっています。
システム開発
効率的かつ高品質なサービスを提供するために必要なシステムを自社開発し、運用開始後の様々な調整事項についても迅速に対応いたします。
セキュリティ
高度なセキュリティで安全に情報を取り扱っており、各種情報レベルに適した取り扱いやその保護スキルを保持しています。
九州BPOセンター
収容席数
約1,700席
所在地
熊本市中央区大江3-1-66
業務内容
人事・給与計算および経理関係業務の請負
給与・賞与計算
住民税・各種手当審査・ 年末調整
公共料金の支払一元化(ビリング)
保険金支払支援業務
マイナンバー収集/管理/利用業務  等
熊本駅前センター
収容席数
約1,100席
所在地
熊本県熊本市西区春日1-12-10
業務内容
人事・給与計算および経理関係業務の請負事業
住民税・各種手当審査・ 年末調整
社会保険業務 等

企画・設計

「何を」「誰が」「いつまでに」「どのように」進めていくのか、お客様のご要望に寄り添った提案と最適なプロセスを構築いたします。

品質保持と納期厳守のための、徹底した要員管理

必要なスキルを必要な人数、必要な時期(時間)に最適な配置ができるシステムを確立し、「一定の品質をもって成果物を納期までに納品する」ための要員管理を徹底して行っております。
また、精緻な業務量把握と人員配置、従業員の勤怠管理、従業員のスキルと適正評価を確実に行い、安定した稼働を可能にしております。

業務量に対する必要要員数の適正イメージ

精緻な業務量の把握を行い、業務量に対して必要な要員数を配置いたします。

繁忙期に合わせた要員配置→無駄な人件費が発生

閑散期に合わせた要員配置→作業品質の低下

適切な要員配置で、必要な人員を確保し品質を保持

大量処理ナレッジと業務改善ノウハウ

日本郵政スタッフでは、給与計算業務をはじめ様々な業務を受託してまいりました。受託の際、ECRS(Eliminate、Combine、Rearrange、Simplify)の観点から業務改善を実施することで、アウトソーシング後の品質担保・スケジュール順守を実現しております。

弊社人員は、以下の業務改善の考え方をもとに、各種改善施策を立案実行いたします。郵政グループ40万名の運用から培ったナレッジを活かしたアウトソーシングサービスをご提供可能です。

大量処理ナレッジ

業務機能の
設計・構築
「業務の目的」と「関連する制度等」を正確に理解し、大量処理を実現する業務機能を設計・構築
業務の
分析・分割
業務の量・頻度・難易度・発生トリガー等の分析結果より各作業をグループ化し、実業務の実行体制を構築
最適な業務
プロセスの構築
「判断の標準化」「判断が必要な作業のツールによる自動化」「自動化出来ない作業のドキュメント化・二重化」により、個人のスキルに依存しない業務プロセスを構築
環境構築
(設備・研修)
各業務で専用の研修カリキュラムの作成し、短期間で業務従事開始を実現
関係者が安全に気持ち良く仕事ができる環境を構築

業務改善ノウハウ

業務に最適なシステム最新の技術情報反映、PDCAサイクルの繰り返しによる業務改善の実施、最適な業務プロセスに沿った業務の実施

業務改善の考え方

排除、融合と分離、入れ替えと代替、簡素化
【改善例】ECRSの観点から改善を行ったイメージ
改善の観点を理解し、作業のさらなる効率化を実現

業務のノウハウ展開イメージ

弊社にてお客様の現行運用の業務分析を行います。その際、業務の細分化・単純化・平準化を最大限実施したドキュメントを作成しそれを持って、弊社作業従事者の教育・育成を実施いたします。それにより“人に依存しない”運用が実現可能となるとともに、弊社側での運用担当者の育成期間も必要最小限に短縮することが可能となります。

業務実施、報告、管理・分析、ドキュメント作成、ドキュメント承認、ドキュメント展開

属人化回避対策のドキュメント作成の徹底、独自のマネジメント管理システムを運用

業務(作業)を行う上での流れや手順を明確にできるよう、ドキュメントにより可視化し、分析や改善に役立てております。
CSAチェック(Control Self Assesmentを行い、組織に存在するリスクと統制を、実際に業務を実施している担当者自身が評価・モニタリングすることにより、自律的なリスクマネジメント体制の構築・維持を可能にしています。

人に依存しない体制を構築するためのドキュメント作成

弊社にて作成する各種ドキュメントは以下のような体系をもとに作成されます。各業務がドキュメントに起こされることで、アウトソーサー側でのブラックボックス化を防止するとともに、お客様においてもアウトソーサー側での運用内容について確実に把握することが可能となります。

人に依存しない体制を構築するためのドキュメント作成

人材募集

最大約1,500名の短期雇用者を短期間で募集・確保するノウハウを保持しています。

常時安定稼働をお約束できる人材確保ナレッジを保有

弊社BPOセンターでは、約1,500名の短期雇用者をたった2ヶ月程度で募集するスキルを保持しています。
募集のための求人広告発注や効果分析、1人1人の能力を短時間の面接で把握し、適性を判断する人材募集のナレッジを最大限に活用し、業務の安定稼働に向け必要な人員確保を実現いたします。

コミュニケーション

社員同士のコミュニケーションこそが、安定的な業務遂行の重要な基盤となっています。

人材教育

運用が開始する前に、各種運用ドキュメントの整備に加え、作業責任者によるOJTを実行し、実施結果の振り返りを行い、徹底した人材教育を弊社側で行うことで、サービス品質を担保することが可能となります。

業務分析・確認、各種ドキュメントの整備、育成対象者への教育(座学)、育成担当者が実行し手本を見せる(Shadowing)、育成対象者の理解状況を確認する、育成対象者が実行してみる(Reverse Shadowing)、対応不可だった点について再度重点説明を実施

働き方改革で従業員の離職率を下げ、安定した稼働を保持

様々な企業様から業務を受託しており、その多くは「人」で回っていると認識しております。業務を遂行しやすい環境を構築することも、当センターに求められる重要任務と考え積極的に取り組んでおります。
従業員満足度を上げ、業務を遂行しやすい環境づくりにより、品質を守ることにつなげています。

有給休暇取得推奨
入社日から20日の有給休暇を発給。計画的かつ、有意義に取得できるよう、センター全体で有給休暇取得を推奨する取り組みを行っています。
社内表彰の実施
優秀な業務実績を達成した部署等への社内表彰を実施しております。従業員のモチベーション向上に寄与しております。
休憩時間の充実
休憩時間に軽食を配布する等、ささやかながら、日ごろの作業従事者への会社としての感謝を示しております。
コミュニケーション向上施策
大運動会などのレクリエーションを開催し、従業員同士のコミュニケーション向上施策の取り組みを行っています。

システム開発

効率的かつ高品質なサービスを提供するために必要なシステムを自社開発し、運用開始後の様々な調整事項についても迅速に対応いたします。

作業品質保持、向上のためのプロセス

年間百万件近くのプロジェクト、数千名のオペレーターを採用しながら、品質と納期を担保するために「ツールによる自動化」「作業の二重化による品質向上」「プロセスの単純化」によるオペレーターの作業品質向上を徹底しております。

ツールによる作業の自動化、作業の二重化による品質の向上、業務プロセスを単純作業別に分割

入力ツールの特徴

年末調整
  • 給与システムで抽出したデータを事前にマスタとしてシステムに取込み、申告で変更された項目のみ入力、削除、修正を実施
  • 手順書に沿った入力により個々の判断が不要

※データ入力とは(1回目・2回目)
異なる2名の担当者が、申告書の見たままの情報をシステムに2回入力する。入力誤りを最小限することが可能となり、高品質な納品物の作成が可能。

ベリファイ
  • ミス検知による判断内容の修正
  • 同じデータを異なる2名の担当者、申告書を見たまま入力し相違する箇所を修正することで、入力誤りを極限までゼロにすることが可能

※ベリファイチェックとは
入力結果データをシステム内で突合せを行い、誤入力部分を修正見たままの情報をシステムに登録することで、システム的チェックが可能

バリテーション
  • 年末調整作成システムにバリデーション(入力規制)を設定し、ありえない入力を排除

※バリテーションとは
例:
・都道府県名
・市区町村名
・性別
・生年月日等

自動点検

人による判断作業の省略化

※自動点検とは
システム入力結果を集計し、申告誤りとなる項目の情報をシステムから出力
システム的にチェックすることで、人の目に頼らない確実チェックを実施

例:

  • 控除対象扶養親族の「姓」のデータ入力があるが「名」が未入力
  • 控除対象扶養親族の「所得見積額」が一定値を超えているデータ

セキュリティ

高度なセキュリティで安全に情報を取り扱っており、各種情報レベルに適した取り扱いやその保護スキルを保持しています。
詳しくは、「強み:万全なセキュリティ対策」のページをご覧ください。

給与計算業務等のアウトソーシングは、
日本郵政グループ40万人分の
実績とノウハウの
日本郵政スタッフにおまかせください。

アウトソーシング事例

  • 給与計算代行・アウトソーシング導入事例

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  • 年末調整/住民税業務代行・アウトソーシング導入事例

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  • マイナンバー管理代行・アウトソーシング導入事例

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  • 出張手配業務(旅行業務)の事例

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  • ビリング業務の事例

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  • 地方自治体 窓口受付業務の事例

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